Proses pendataan madrasah melalui sistem Emis mengalami pembaruan signifikan pada semester gasal tahun ajaran 2025/2026.
Kini, mekanisme konfirmasi hingga pengunggahan Berita Acara Pendataan (BAP) tidak lagi sepenuhnya dilakukan oleh operator madrasah. Perubahan ini membagi tanggung jawab antara operator dan kepala madrasah secara lebih terstruktur.
Pembaruan sistem ini bertujuan meningkatkan akurabilitas data sekaligus memperjelas alur pertanggungjawaban.
Operator madrasah bertanggung jawab memantau dan mengonfirmasi keakuratan informasi, sementara kepala madrasah berperan langsung dalam pencetakan dan pengunggahan dokumen BAP. Pembagian tugas ini memastikan setiap tahapan dijalankan dengan pengawasan yang lebih ketat.
Bagi madrasah yang baru menghadapi perubahan prosedur ini, memahami setiap langkah menjadi kunci kelancaran pelaporan. Artikel ini menguraikan seluruh proses mulai dari pemantauan data hingga pengunggahan dokumen final.
Cara Monitoring dan Konfirmasi Data
Sebelum mencetak BAP, operator harus memverifikasi kelengkapan seluruh data madrasah. Pemantauan dilakukan melalui akun Staf Lembaga dengan mengakses menu khusus yang menyediakan indikator visual untuk memudahkan pengecekan.
Sistem menggunakan kode warna sebagai penanda status data. Hijau menandakan informasi sudah lengkap dan siap dikonfirmasi. Merah mengindikasikan data belum sempurna namun wajib diperbaiki karena akan diperiksa saat konfirmasi.
Biru menunjukkan data sudah komplit tetapi tidak termasuk dalam pemeriksaan konfirmasi. Adapun cokelat berarti informasi masih kurang namun bersifat opsional.
Langkah Monitoring Data:
- Operator login menggunakan akun Staf Lembaga
- Klik menu Monitoring di dashboard
- Pilih submenu Kelembagaan untuk mengecek data lembaga
- Perhatikan kode warna pada setiap komponen data
- Perbaiki semua data yang berstatus merah (wajib dilengkapi)
- Ulangi pemeriksaan untuk submenu Sarana Prasarana, Siswa, serta Guru dan Tendik
- Pastikan tidak ada lagi indikator merah sebelum lanjut ke konfirmasi
Kepala madrasah juga dapat melakukan pemantauan melalui akun Kepala Lembaga, meskipun perbaikan data tetap menjadi kewenangan operator.
Langkah Konfirmasi Data:
- Operator masuk ke sistem Emis melalui akun Staf Lembaga
- Klik menu Konfirmasi
- Pilih submenu Kelembagaan
- Pastikan tanda seru di samping “Info” berwarna hijau
- Periksa kembali semua data yang tampil untuk memastikan kevalidan
- Centang kotak pernyataan pertanggungjawaban yang berbunyi “Saya [nama operator] bertanggungjawab penuh atas…”
- Klik tombol Konfirmasi Data di pojok kanan bawah
- Pilih “Ya” pada jendela peringatan konfirmasi
- Klik “Tutup” setelah muncul notifikasi berhasil
- Konfirmasi berhasil ditandai kotak hijau bertuliskan “Data telah dikonfirmasi”
- Ulangi langkah yang sama untuk submenu Sarana Prasarana, Siswa, dan Guru dan Tendik
Cara Cetak BAP Emis 4.0
Pencetakan BAP merupakan kewenangan penuh kepala madrasah dan hanya dapat dilakukan setelah operator menyelesaikan konfirmasi seluruh data. Tombol cetak akan tetap nonaktif jika proses konfirmasi belum tuntas.
- Kepala madrasah login ke sistem Emis menggunakan akun Kepala Lembaga
- Klik menu BAP pada bilah navigasi
- Pilih submenu Pendataan
- Tekan tombol “Cetak BAP” yang sudah aktif
- Dokumen BAP berformat PDF akan otomatis terunduh ke perangkat
Sistem Emis kini menerapkan tanda tangan elektronik (TTE) untuk BAP. Artinya, kepala madrasah tidak perlu lagi membubuhkan tanda tangan basah dan cap stempel pada dokumen fisik. Dokumen yang terunduh sudah mencakup tanda tangan digital yang sah secara hukum.
Meskipun sudah menggunakan TTE, kepala madrasah tetap wajib mengarsipkan BAP dalam dua bentuk: digital dan cetak. Penyimpanan ganda ini penting untuk keperluan dokumentasi dan audit di kemudian hari.
Cara Upload BAP Emis 4.0
Berdasarkan pembaruan terbaru, proses pengunggahan BAP telah dihapuskan dari sistem. Penandatanganan elektronik yang terintegrasi langsung dalam platform Emis membuat tahap upload tidak lagi diperlukan. Setelah kepala madrasah mencetak BAP, dokumen tersebut sudah otomatis tercatat dalam sistem dengan status lengkap.
- Kepala madrasah login menggunakan akun Kepala Lembaga
- Klik menu BAP
- Pilih submenu Pendataan
- Tekan tombol “Riwayat BAP”
- Sistem menampilkan histori lengkap dokumen BAP yang pernah dicetak beserta status dan waktu pembuatan
Perubahan prosedur ini mempercepat alur kerja sekaligus mengurangi kemungkinan kesalahan teknis yang sering terjadi saat proses unggah manual.
Madrasah tidak perlu lagi mengonversi dokumen ke format tertentu atau mengkhawatirkan ukuran file yang melebihi batas maksimal.
Proses pendataan Emis 4.0 tahun ajaran 2025/2026 menjadi lebih efisien berkat pembagian tugas yang jelas dan penerapan teknologi tanda tangan digital.
Operator madrasah fokus pada akurasi data, sementara kepala madrasah memastikan pengesahan dokumen berjalan lancar. Sistem yang lebih terstruktur ini diharapkan meningkatkan kualitas data pendidikan madrasah secara nasional.